AI導入の前に「業務の棚卸し」をどう進める？現場任せにしない3ステップ

AIを導入する前の業務の棚卸しは、現場に任せるのではなく、経営者が目的と期限を決めて進めるのが成功の近道です。
進め方は、業務を一覧にする、件数・時間・判断の有無で測る、「やめる・まとめる・AIに任せる・人が判断する」に分ける、の3ステップです。
株式会社Next Operation（仙台市）は、経理・労務などバックオフィスの業務の棚卸しから、AIを組み込んだ仕組みづくり、社内への定着までを支援しています。まず全体像を表で示し、そのあとに各ステップの進め方を説明します。

概要：業務の棚卸しの3ステップ

いきなり「どのAIツールを入れるか」から考えると、効果の小さい業務にツールを入れてしまいがちです。先に業務を棚卸しすると、AIに任せると効果の大きい業務が見えてきます。

現場任せの棚卸しが止まる3つの理由

当社の代表は、これまで100社以上の業務改善・システム導入に携わってきました。その中で、現場に「業務を洗い出しておいて」と頼むだけでは、棚卸しはほとんど進まないことを見てきました。理由は3つです。

1. 時間がない。 毎日の業務で手一杯で、業務を書き出す時間が取れません。
2. 進める理由がない。 業務を減らしても評価が変わらない、自分の仕事がなくなるかもしれない、と感じると、積極的には進みません。
3. やり方がそろっていない。 人によって書き出す細かさが違い、一覧にしても比べられません。

だからこそ、経営者が「何のために、いつまでに」を決めて旗を振り、書き出す形式をそろえることが大切です。社内で進める余裕がない場合は、外部の支援を使うのも一つの方法です。

STEP 1：業務を一覧にする

部門ごとに、業務を「誰が読んでも同じ作業を思い浮かべられる単位」で書き出します。「経理業務」では大きすぎます。「取引先からの請求書をPDFで受け取り、内容を確認して会計ソフトに入力する」くらいの単位が目安です。

経理部門なら、たとえば次のような業務が並びます。

思い出しながら書き出すと、どうしても漏れが出ます。1〜2週間、担当者に「実際にやった作業」を記録してもらうと、正確な一覧になります。パソコンの画面を録画しておき、あとから手順を書き起こす方法も有効です。

STEP 2：件数・時間・判断の有無で測る

業務の一覧に、次の列を足して記入します。

いちばん大切なのは「判断の有無」の列です。AIや仕組みに任せやすいのは、件数が多く、決まったルールで処理できる業務です。反対に、件数が少なく、毎回の判断や相手との調整が必要な業務は、人が担当し続ける方が合っています。
「その人しかできない」業務も、あわせて洗い出しておきます。担当者が休むと止まる業務は、AIや仕組みに置き換えると効果が大きい業務の候補です。

STEP 3：「やめる・まとめる・AIに任せる・人が判断する」に分ける

測った結果をもとに、業務を4つに分けます。業務改善の考え方「ECRS（排除・集約・再設計・簡素化）」と同じく、まず「やめられないか」から考えるのがコツです。いきなりAIに任せる業務から探すと、本来はやめてよい業務まで自動化してしまいます。

「AIに任せる」業務も、すべてを任せきりにするわけではありません。AIが処理し、人が最終的に確認する形にすると、正確さを保ちながら、手間を大きく減らせます。

事例：地方金融機関の事務部門

当社が支援している地方金融機関では、数百名規模の事務部門で、数年以内に事務スタッフの確保が難しくなる見通しがありました。そこで、AI活用を前提とした業務改革（BPR）の構想を策定し、人に依存せず、IT・AIによる自動処理と、人が最終判断する体制への変更を進めています。

このような体制を考えるときも、出発点は、業務を「ルールで処理できる作業」と「人の判断が要る仕事」に分けることです。会社の規模が違っても、考え方は同じです。
ほかの取り組みは、支援実績のページで紹介しています。

最初は、手間の大きい1つの部門から

すべての部門の業務を一度に洗い出そうとすると、時間がかかり、途中で止まりがちです。最初は、手間が大きく、ルールで処理できる業務が多い部門を1つ選んで始めます。経理の請求書の処理や経費精算、労務の勤怠のチェックなどは、効果が見えやすい業務です。
1つの部門で「AIに任せて楽になった」という結果が出ると、ほかの部門にも広げやすくなります。

当社の支援

当社の業務改革コンサルティングでは、ECRSの考え方による業務の見直しから、DX戦略の策定、システム・ツールの選定と導入、業務マニュアルの作成、業務の集約までを支援します（1プロジェクト50万円〜）。経理・労務の業務なら、freeeとAIを組み合わせた仕組みづくりまで一貫して対応できます。

関連するサービス：業務改革コンサルティング／freee導入支援／ChatGPT/Claude導入支援

棚卸しのあと、AIで変わる業務の例は、経理のAI活用事例と労務のAI活用事例で紹介しています。社員がAIを使うときのルールは、中小企業のAI利用ルールの作り方を参考にしてください。

よくある質問

業務の棚卸しには、どのくらいの期間がかかりますか？

業務の数や、記録に協力できる人数によって大きく変わります。まずは1つの部門で、記録の期間と整理の期限を決めて始めるのがおすすめです。期限を決めないと、日々の業務に押されて後回しになりがちです。

すべての業務を洗い出す必要がありますか？

最初からすべてを洗い出す必要はありません。手間の大きい部門から始め、効果が出たらほかの部門に広げる方が、途中で止まらずに進められます。

外部に頼むと、何が違いますか？

社内だけで進めると、日々の業務に追われて後回しになりがちです。外部の支援を使うと、書き出す形式や進め方をそろえられ、他社の例をもとに「やめられる業務」「AIに任せられる業務」を判断しやすくなります。

棚卸しのあと、AIの導入に補助金は使えますか？

業務ソフトやクラウドサービスの導入には、デジタル化・AI導入補助金などが使える場合があります。宮城・仙台の制度と、来年度に向けた準備は宮城・仙台でAI導入に使える補助金は？で整理しています。DX補助金診断（5つの質問・約2分、無料）でも確認できます。